مراحل هدف گذاری و ترسیم برنامه دستیابی به هدف، با اندکی تغییر، تقریبا در اغلب موارد (اعم از اهداف و برنامه های کاری و زندگی) با الگوی زیر قابل استفاده است :
1. هدف را واضح، مشخص، قابل دستیابی و منطقی تعیین کنید.
2. اینکه یک هدف را در ذهن خود داشته باشیم، آغاز راه است. ولی برای اینکه بتوانیم آن را بررسی و سپس برای دستیابی به آن، برنامه ای تدوین و ترسیم نماییم، بایستی آن را مکتوب کرده باشیم. بعضا از من سوال میشود که چه لزومی برای نوشتن و مکتوب کردن وجود دارد؟
علت بسیار واضح و منطقی این است که اولا کنترل برنامه و هدف مکتوب شده، بسیار راحت تر از هدف یا برنامه ای است که در ذهن داریم. همچنین با این کار، بار بزرگی را از روی ذهن خود برداشته اید و میتوانید ذهن خود را برای رسیدن به کارهای مهم تری باز بگذارید. همچنین مکتوب کردن اهداف و برنامه ها، توانایی های شما را در امکان انجام و یا عدم انجام کارهای مختلف نشان خواهد داد، به این منظور، سوابق این اهداف و برنامه های مکتوب را نگهداری کنید و هر از چندگاهی، آنها را مرور نمایید.
3. مولفه مهم بعدی که بعدا در برنامه ریزی نیز به آن نیاز پیدا خواهید کرد، بازه زمانی دستیابی به آن هدف است. برای دستیابی به آن هدف، چقدر زمان داریم؟ و به چقدر زمان نیاز داریم؟
4. اولویت های خود را در هنگام مکتوب نمودن، مشخص نمایید. بعضی از اقدامات ما (در راه دستیابی به اهداف) بطور مستقیم و غیر مستقیم ما را به اهدافمان نزدیکتر می کنند و بعضی دیگر از درجه اهمیت کمتری برخور دارند یا حتی فقط برای اتلاف وقت خوبند.
اگر ما اهدافمان را درست انتخاب کرده باشیم می توانیم کارهای روزمره خود را از لحاظ اهمیت و اولویت رتبه بندی کرده و بیشتر انرژی و همت خود را در جهت انجام کارهایی صرف کنیم که ما را به اهدافمان نزدیکتر می کنند.
در اولویت بندی کارها، باید تعریف مشخصی از معیارهایی که اولویت ها را تعیین میکنند داشته باشیم، برخی کارها، از اولویت بالا (فوریت) برخوردارند، انجام این کار ها، میتواند از وقوع یک بحران جلوگیری کنند و عدم انجام آنها میتواند در کار و زندگی ما بحران آفرین باشند. کارهایی هم هستند که هرچند فوریت و ضرورت ندارند (غیر اضطراری) اما بی توجهی به آنها ما را از دست یابی به اهداف باز میدارد و یا توجه به آنها، به ما در دستیابی به اهدافمان کمک میکند.
کارهای روزمره نیز کارهایی هستند که به هرحال باید انجام دهید، و تقریبا مفری از آنها وجود ندارد. دسته چهارم نیز کارهایی هستند که فقط باعث اتلاف وقت و زمان شما میشوند. این کارها، نه تنها شما را در نیل به اهداف کمک نمیکنند، بلکه میتوانند شما را از برنامه های تعیین شده قبلی دور کنند.
5. منابعی که در دستیابی به این هدف در اختیار دارید را تعیین و مکتوب نمایید. این منابع شامل امکانات نرم افزاری (منجمله دانش شما)، سخت افزاری (امکانات و ملزومات) و حتی زمانی که در اختیار دارید یا ضرب الاجلی که برای انجام این کار دارید میشوند.
6. تا این جای کار، برنامه ریزی بود. اما برای اجرا باید هرچه زودتر دست بکار شوید. حتی میتوانید همزمان با برنامه ریزی، مشغول اجرای بخشی از کار (که قبلا مراحل برنامه ریزی آن را پشت سر گذاشته اید) نیز بشوید.
7. برنامه را کنترل کنید. به این معنی که برای هر فاز (مرحله از برنامه)، بازه زمانی حداقل و حداکثر تعریف کنید و در حین اجرای آن فاز (و یا پایان آن) بررسی کنید که آیا آن بخش، دقیقا مشابه با برنامه تعیین شده اجرا شده یا خیر؟ اگر از برنامه جلو هستید، بررسی کنید از چه راهها یا ابزارها و امکاناتی استفاده شده که توانسته اید از برنامه جلو بیفتید؟ و اگر عقب هستید، علل عقب ماندن از برنامه را بررسی و مکتوب نمایید، مکتوب نمودن این علتها، شما را در پیشگیری از وقوع موارد مشابه در فازهای بعدی یا برنامه های مشابه، کمک خواهد کرد.